Publié le 4 décembre 2024 dans Formations
Focus sur la formation employé-e en bureautique
Vous souhaitez suivre une formation en bureautique. Et vous voulez en savoir plus sur la formation proposée à Idée 53? Alors cet article va vous intéresser.
INTERVIEW AVEC YOUSSEF (formateur/coordinateur de l'atelier bureautique)
En quoi consiste le métier d’employé-e bureautique ?
L’employé-e bureautique est chargé-e d’exercer des activités administratives liées à la vie de l’entreprise tels que :
- gérer des appels téléphoniques ;
- transmettre, rédiger et recevoir des courriers ainsi que des mails ;
- effectuer des tâches d’accueil ;
- rechercher des informations ;
- encoder au clavier en ayant une dextérité de frappe ;
- classer et archiver des dossiers…
L’employé-e bureautique veille à faire circuler l’information de manière consciencieuse et organisée.
Quelle est la durée de formation à Idée 53 et quel est son objectif ?
La formation dure 12 mois et comprend deux sessions. La première débute en février quant à l’autre, elle débute fin août, début septembre.
La formation vise à préparer le stagiaire pour l’emploi ou pour suivre une formation qualifiante en lien avec son projet par la suite.
L’objectif est d’acquérir une certaine autonomie dans son travail et d’avoir un esprit d’équipe, une capacité à communiquer, à s’intégrer et se sociabiliser tout en effectuant des tâches administratives très variées.
Comment se déroule la formation ?
La formation commence par deux semaines d’accueil qui vont permettre d’y voir plus clair sur les différentes tâches qui incombent au métier d’employé-e en bureautique. C’est aussi le moment de créer une cohésion dans le groupe de stagiaires.
Une fois la phase d’accueil terminée, débute la formation avec les différents cours et les périodes de ‘production’ spécifiques aux ateliers de formation par le travail. Il s'agit de pratiques professionnelles en lien avec le métier choisi.
La formation comprend aussi des évaluations régulières, un suivi individuel, des périodes de stage et une préparation à la validation des compétences ainsi qu'à la certification TOSA.
Quels sont les cours donnés ?
Durant la formation, divers cours sont donnés tels que :
- Dactylographie
- Vie sociale
- Néerlandais orienté métier
- Mathématiques
- Anglais
- Expression / communication
- Informatique (word, excel, PowerPoint, access, windows, internet)
- Techniques d'accueil et de secrétariat
- Formation pratique – production interne (accueil, secrétariat, aide administrative, etc.)
A quel moment réalisez-vous les évaluations ?
Durant les six premiers mois de la formation il y a deux évaluations : 1 Théorique et 1 Pratique.
Au terme des douze mois auront lieu deux évaluations pratiques, à savoir 2 mises en situation. Il y a également des bilans après chaque période importante de formation (accueil, stage, fin de sessions).
Les évaluations sont nécessaires et sont axées sur le métier et également sur les aspects comportementaux.
Comment se déroule le suivi des stagiaires ?
Il y a un retour régulier avec les stagiaires individuellement ou en groupe.
Youssef accompagne les stagiaires lors du cours de titulariat et suivi est réalisé en binôme entre le formateur/coordinateur de l’atelier et Adriela, la référente pédagogique pour l’atelier bureautique.
Comment se passe la recherche de stage ?
Chaque stagiaire cherche son propre stage. Il y a deux stages, un stage par période de 6 mois. La recherche commence deux mois avant le début de chaque stage. Les formateurs accompagnent les stagiaires et les encadrent entre autres sur le choix pertinent ou non du stage.
Pour le deuxième stage, le CV est déjà réalisé mais doit être actualisé. Le stage final doit idéalement être en lien avec le métier souhaité.
Existe-t-il un système de validation ?
Un mois avant la fin de la formation, Youssef contacte la validation des compétences afin que les stagiaires puissent assister à une séance d’information. Pendant ce mois-là, deux semaines sont consacrées à des mises en situation pour se préparer au mieux à la validation. Sur place, lors de la séance information, les stagiaires s’inscrivent déjà mais passent leurs validations après la formation. Les titres de validation visées sont la fonction d'employé(e) administratif(ve) et d'agent(e) d'accueil. Un retour des stagiaires sur les résultats obtenus est transmis au coordinateur.
A la fin de cette formation, qu’est-ce que les stagiaires doivent être capables de faire ?
L’objectif au terme de cette formation est d’amener chaque stagiaire à pouvoir réaliser une multitude de tâches, à savoir :
- Exécuter ou contribuer aux tâches administratives informatisées et aux tâches d’accueil
- Accomplir des démarches élémentaires de recherche, de prospection, de recueil d’information
- Effectuer un travail polyvalent de coursier
- Utiliser l’internet en travaux de bureau
